jueves, 22 de abril de 2010

FUNCIONALIDAD DEL EDT O WBS

En la etapa de planeamiento del proyecto o consultoría, se avanza en la consolidación de los requerimientos. Estos requerimientos se van afinando para servir como base de los requerimientos técnicos los que finalmente se materializan en lo que se denomina una estructura de desglose de trabajo (EDT), donde se desagrega el trabajo hasta llegar a los entregables A este nivel de detalle de la EDT (WBS en inglés), se lo denomina paquete de trabajo (work package)
Este documento es fundamental para el proyecto ya que define el alcance del mismo y sirve como base para obtener el cronograma, realizar el presupuesto y obtener el flujo de caja. Siendo sin dudas el área más importante para comenzar con la identificación de los riesgos dentro del proceso de gestión de ellos.

Hay 2 formas de trabajar el EDT :
1. Se define etapas o fases, subetapas (si es que se requiere) tareas, responsabilidades, recursos, costos, tiempos y entregables, de aqui se traslada a un cronograma (que puede ser microsoft project)
2. Solo se definen etapas o fases, subetapas (si es que se requiere) y entregables. De aqui se traslada al cronograma y se completa con recursos,responsabilidades y tiempos.

En el curso de Consultoría estamos utilizando la segunda forma de trabajo.
Para realizar el presupuesto del proyecto con el mayor grado de exactitud se procede a sumar todos los costos de las tareas de la EDT obteniendo un presupuesto definitivo (por su grado de precisión). La conjunción de los costos por tarea y el momento de efectivizarse la erogación (obtenido del cronograma), permite conocer el flujo de caja necesario para el proyecto.

Una vez logrado el conocimiento del alcance, del tiempo y del costo del proyecto, estamos en condiciones de realizar el proceso de gestión de riesgos del mismo, el cual comienza con la identificación, sigue con la cuantificación y priorización y culmina en esta etapa del proyecto con el planeamiento de las posibles respuestas a dichos riesgos.

Ahora parece que todo está listo para comenzar el proyecto de consultoría, sin embargo el tema excluyente es la firma de un documento que acepte el plan, aprobándolo y proveyéndolo de los fondos necesarios para su ejecución.

El proceso de aceptación implica en casi todos los casos modificaciones a la triple restricción (costo, tiempo y alcance), y por lo tanto también al plan de riesgos y otros planes conexos.

En el caso de proyectos externos es el cliente, el que mediante la firma del contrato, acepta la propuesta mientras que en los proyectos internos el patrocinante (sponsor), es el que por medio de su firma aprueba su ejecución. En este último caso el documento de compromiso mutuo se denomina documento de entendimiento interno y que es básicamente igual que el contrato que firma el cliente.

Según lo que se ha descrito daría la impresión que de la EDT ya está completo y al máximo nivel de detalle, tanto en tareas como en costo y duración de las mismas. La cruel realidad es que normalmente y sobretodo en proyectos externos cuando se logra la firma del contrato se ingresa en una fase de planeamiento pos propuesta para hallar más detalle de áreas que hemos estimado basándonos en algún proceso de analogía. ¿Cuál es la razón de esta falta de precisión?, la respuesta es costo y tiempo. Podemos planear hasta el último detalle pero el costo puede ser enorme y la ventana de oportunidad se puede perder.

El nivel de detalle de la EDT se completa en realidad cuando se comienza a implementar el proyecto y cada responsable detalla sus tareas. Recapitulando y para dar una idea de niveles de detalle de la EDT de un proyecto típico estamos hablando de un 60-70% en planeamiento prepropuesta (fase pre-proyecto) y 80-90% en pos propuesta (fase ejecución del proyecto).

Ergo, la EDT (Estructura de desglose o descomposición de trabajo) o también conocido por WBS (Work Breakdown structure) permite definir el alcance de un proyecto o servicio de consultoría. Este diseño servirá de "input" o entrada de información al cronograma de actividades y deberá estar reflejada en el flujograma o modelo de procesos.

Existen diveras herramientas informáticas en el mercado que permitan elaborar de una manera sencilla la EDT, se ha seleccionado el software WBS char Pro, el cual también permite establecer un interfaz o enlace a otro software como el Microsoft Project, herramienta de gestión de proyectos que se ha seleccionado entre otras por su facilidad de operatividad.

La estructura de desglose de trabajo introduce la numeración para todas las tareas del proyecto, según la estructura de la tarea. Las tareas se numeran de forma que reflejan la estructura del proyecto. La WBS se define como una estructura de árbol.
El esquema de la EDT no solo se aplica para gestionar la etapa del Alcance sino también para gestionar la etapa del Riesgo con ciertos cambios. De esta manera este nuevo esquema permitirá categorizar de forma rápida y estandarizada cada uno de los riesgos dentro de un proyecto, y se denomina RBS (EStructura de Desglose de Riesgos).

17 comentarios:

  1. La estructura de desglose de trabajo es una estructura jerárquica y descendente, de la cual se obtendrán los entregables de un proyecto. Esta estructura permite identificar facilmente los elementos del proyecto, por lo cual todas las tareas a realizar en el proyecto de consultoría se podran rastrear y encontrar su origen o la actividad que provoco su realización.
    Asimismo, averigue que otras herramientas se utilizan para la elaboración de la EDT:

    -Software para la gestión de proyectos
    -Software de trabajo colaborativo

    Otro punto importante a destacar es que el tamaño de la EDT dependerá de la información, si es general tendrá pocos niveles o si es muy detallada tendrá mayor cantidad de niveles a lo largo y ancho de la estructura.

    Se dice que la EDT es el instrumento de planificación que posibilita el detalle de los planes, siendo una cadena que va desde la tarea mas compleja a las específica, hasta llegar al último nivel donde encontraremos a los entregables.

    La estructura de desglose de trabajo es una herramienta indispensable para la elaboración de proyectos, y mucho mas para los consutores que sus actividades laborales giran entorno a solución de problemas y elaboración de proyectos.

    Paola Abanto
    USMP 85M

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  2. Está claro qué es y para que nos sirve un EDT, sin embargo falta detallar algunas características y algunos alcances de cómo construir un EDT:

    En primer lugar, al ser el EDT una representación simple y organizada de trabajo indispensable y necesario para el proyecto, hay muchas formas de organizar la presentación del diagrama:

    - Se puede organizar de acuerdo a los procesos del ciclo de vida del proyecto.

    - Se puede organizar también de acuerdo a las fases del proyecto (Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre), mostrando cada fase como un elemento del nivel más alto.

    - De acuerdo a las responsabilidades funcionales.

    No existe un modelo standar ni teorías acerca del ancho ni alto de la estructura ni tampoco del número de niveles, eso va a variar de acuerdo a cada proyecto. Lo único importante es que la estructura esté debidamente detallada como para poder asignar una parte del trabajo a otra persona.
    Sin embargo de manera general, en promedio un EDT debe tener de 100 a 200 elementos terminales y de 3 a 4 niveles de profundidad cada uno con 5 y 9 elementos de ancho. Siempre mostrando el último nivel que serán los paquetes de trabajo que darán lugar a los entregables.

    Claudia Navarro E.
    85M

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  3. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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  4. Esto de acuerdo con todo lo publicado pero se tendrá que añadir que es un EDT por que la mayoría de personas no tiene claro o no conoce ese concepto o definición de EDT (estructura de desglose de trabajo) el cual tiene que ser especifico y entendible
    Se define como es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable del trabajo este será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crearlos productos entregables requeridos.
    La cual es una herramienta como base en la consultoría la cual es de suma importancia ya que es útil para el consultor y para los clientes.
    Se tendría que incorporar las ventajas y desventajas del EDT las cuales son de interés mutuo para ambas partes. Se recalca con mayor importancia que la EDT debe enfocarse en el resultado final del proyecto, no es un diagrama organizacional, no es una agenda, no es una lista de recursos ya que es confundida con las demás herramientas ya mencionadas. El EDT no refleja relaciones con otros elementos horizontalmente, solo refleja relaciones verticales. Se menciona que los ítems en el nivel más bajo del EDT son los paquetes de trabajo. Ya que el paquete de trabajo está completado cuando
    todos sus entregables han sido producidos. Además el producto de un proyecto está definido por la colección de entregables.
    Dentro de la EDT debe incluir todos los productos, servicios o resultados finales. Otro punto importante en recalcar es que en las reuniones de trabajo alrededor de la EDT estas ayudaran a identificar los entregables o bien, tareas asociadas a estos que se hayan podido pasar por alto dentro de la Estructura de desglose o descomposición de trabajo.


    Nuria Quevedo

    85M

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  5. si estoy de acuerdo con el articulo esta muy interesante ya que nos enseña el desglose de trabajo de un proyecto que vamos a elaborar.
    En la definiciòn del EDT esta bien entendible pero podemos decir tambièn que el EDT sirve como la base para la planificación del proyecto.
    podemos agregar como construir una EDT es una presentación simple y organizada del trabajo requerido para completar el proyecto.
    tambièn podemos agregar que existen muchas maneras de organizar la presentación de este trabajo. Por ejemplo, se puede organizar de acuerdo a los Grupos de Proceso del ciclo de vida del proyecto o de las fases (Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre).

    JERSSON CHIARA HIDALGO
    85M

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  6. Conforme con lo descrito, profesor. Sólo para agregar unos datos que deseo compartir con todos:
    La EDT es útil en distintas fases del proyecto. Por ejemplo nos permite definir el trabajo de lo general a lo particular en la etapa de Planeacion del proyecto y en cambio nos permite cuantificar avances y recursos de lo particular a lo general en la etapa de ejecución, seguimiento y control del proyecto".
    Con una EDT bien definida puedo darme cuentas de los puntos sensibles en ciertas partes del proyecto ya que me permite visualizarlos detalladamente, por otro lado me ayuda a no perder la mirada en el objetivo esencial del proyecto debiendo controlar cada una de las actividades que la componen. Sin duda es una técnica sistémica, metodológica y efectiva que es posible implementar en cualquier campo.

    Relación que existe entre la EDT y otras herramientas:
    La EDT es una buena herramienta para el desarrollo de un proyecto, puede complementarse con otras herramientas mas potentes como BSC, asimismo se puede complementar con otras de igual importancia, tales como:

    Diagrama del árbol
    Diagrama de gantt
    Diagrama de pert
    Valor ganado.

    RAMOS PAIVA, KARLA.
    85M
    USMP

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  7. En lo que se respecta al artículo desarrollado sobre la herramienta o documento de gestión utilizado para realizar el esquema de planeamiento y presentación de un proyecto, se nos hace referencia al EDT (estructura de descomposición del trabajo) o llamado también Work Breakdown Structure o WBS. Los puntos que hace hincapié el autor son que los lectores puedan comprender ¿Qué es?, ¿La importancia de desarrollarlo? y ¿Cuál es la utilización? Y en lo cual estoy de acuerdo, ya que se debe de partir siempre por comprender ¿Qué es? Y ¿Para que me sirve? Una herramienta como ésta que desempeña un notable papel en la presentación de un proyecto.
    Nos queda claro que el EDT es el documento que permite tener un diagramado de las actividades para llevar a cabo la realización de un proyecto, así como los tipos de entregables que se deben de adjudicar. Debiendo entonces de quedar muy claro que el EDT documenta la trayectoria del proyecto, no su plan de ejecución.
    Tomando en consideración sobre los puntos a desarrollar con mayor profundidad seria el de identificar ¿Qué actividades generan valor para el desarrollo del proyecto y deben de estar presentes si o si en el EDT?; puesto que se pueden tener muchas actividades que si bien pueden ser conocidas con otros nombres, ocasione una duplicidad de tareas, demoras en realizar las actividades, que ocurra un inadecuado manejo de los plazos. Por todo ello seria importante resaltar ¿Cómo construir un EDT?, ¿Cuáles serian los pasos a desarrollarse? Y ¿Cómo identificar la secuencia lógica de los procesos?, Si bien es cierto no existen una especificación o modelo único para determinar el numero de actividades que debe de tener un EDT, es importante considerar que existen muchas formas de realizar la presentación de un proyecto de manera organizada. Por ejemplo se puede organizar un proyecto de acuerdo a las actividades de vida de un proyecto, considerando cada una de sus fases: Inicio, planificación, ejecución, control y cierre.
    Por todo lo mencionado anteriormente se presenta algunas consideraciones a tomar en cuenta para el desarrollo de un EDT?, el cual es una interrogante reiterativa para quién busca conocer sobre el EDT y responder a la pregunta de ¿Y ahora cómo yo lo hago?:
     Las actividades a considerar deben ser bien detalladas como para poder asignar una parte del trabajo a un tercero, la primera pregunta a responder seria ¿El nivel llegado permite definir con claridad los variables tiempo y coste? , la respuesta es SI, entonces aquel será el ultimo nivel a llegar, caso contrario deberá subdividirse aún más.

     Una EDT no debe tener más de 100 o 200 elementos terminales (si parece que se requieren más, se deberían utilizar subproyectos.

     Una EDT debería tener 3 o 4 niveles de profundidad y cada nivel debería tener entre 5 y 9 elementos.

     Utilizar un sistema de código jerárquico, asignando un código a cada entrada de la EDT. Por ejemplo: Una entrada del nivel más alto puede tener un código como 1, 2, o 3, y las entradas bajo la entrada 1 pueden tener códigos como 1.1, 1.2, 1.3, etc.
    Finalmente culmino este comentario y quedándome claro a través de la lectura que el EDT seria de una manera analógica a un ESQUELETO, es decir el ESQUELETO DE UN PROYECTO y a su vez recordar una frase muy utilizada: “Una Imagen vale mas que 100 palabras” ya que el EDT representa gráficamente el alcance del proyecto.

    Roxana Alvites T.
    85m
    USMP

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  8. Una estructura de desglose de trabajo(EDT), por sus características facilita el entendimiento del trabajo a realizar en un proyecto,y permite tener a los consultores, una visión global del trabajo a realizar.

    La EDT responde a la pregunta básica:¿Qué va a ser desarrollado a través del proyecto?

    Esta técnica distribuye el trabajo en paquetes que deben ser definidos para facilitar la administración y el seguimiento del alcance del proyecto.

    Adicionalmente, permite la representación gráfica del trabajo a ser realizado y por ende, una comprensión rápida de la distribución de este trabajo.

    Un punto que considero importante y que no se ha tocado, es el siguiente:

    ¿Hasta cuando seguir subdividiendo? Las divisiones del trabajo en diferentes niveles, dependerán de varios factores tales como:

    a- La complejidad del Trabajo. En este caso es favorable subdividir las tareas hasta un nivel de detalle que identifique la secuencia, y demás relaciones de precedencia entre las actividades que componen un flujo lógico de ejecución.

    b- El equipo de trabajo asociado al proyecto. El caso en el que es necesario obtener una salida o producto, asignada a un subcontratista o una parte del equipo, que tiene un costo especifico, es una buena razón para agrupar sus actividades en un paquete de trabajo.

    c-La criticidad de una tarea. En la medida en que una tarea sea crítica para el proyecto, porque es la entrada a otras tareas o porque de su salida, depende la continuación de la ejecución del proyecto, debería ser una tarea definida en términos de un paquete de trabajo.

    d-La estructura de los productos, entregables o servicios creados por el proyecto. Los diferentes niveles de la EDT deberán incluir los componentes requeridos para conformar el producto, entregable o salida final.


    La EDT es herramienta fundamental para la etapa de planeamiento, ya que permite organizar las actividades, poder costearlas y cuantificarlas en términos de riesgo.


    Anggie Taype Huayanca
    85M
    USMP

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  9. Complemetando lo expuesto podria definir la estructura de desglose de trabajo como el proyecto de red de modelado de paso en el que todos los elementos detallados de trabajo (tareas) se subdivide en forma gráfica manejable , muy similar a la forma de un organigrama.
    EDT muestra la relación de cada tarea con las demás,conformando un todo, es decir va adescribir todo lo que el consultor va a realizar para alcanzar el producto final ( meta o objetivo ).
    Ademas, muestra la asignación de la responsabilidad , e identifica los recursos requeridos y el tiempo disponible, en cada etapa para el proyecto de monitoreo y gestión y concluye en el ultimo nivel de la jerarquia con los entregables.También es conocida como la actividad de descomposición de éxitos .
    claudia sanchez
    85m

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  10. Sin duda la EDT es una herramienta fundamental para ejercer una buena gestion de proyectos o consultorias y asi determinar con el debido detalle el objetivo, alcance y costos del mismo.

    Por otro lado me parece que en el momento de elaborar el cronograma para las tareas que se ralizaran para el proyecto (aplicando la herramienta EDT), la duracion de estas; deberian elaborarlas con la colaoracion del cliente o el encargo del proyecto, ya que las modificacion que se realizan con posterioridad incurren en el incremento de costos y tiempo ya que se tinen que hacer modificaciones; de lo contrario si no se puede realizar con el cliente tratar de recaudar toda la informacion necesaria para realizar dicho cronograma, la cultura organizacional (los dias que se trabajan ), etc.

    Por ultimo recalcar que esta herramienta vamos a ulizarla en la etapa de planificaion, ya que podriamos confundirnos y pensar que es post a la planecion; y para implementarla debemos tener claro cuales son el conjunto de actividades NECESARIAS no mas ni menos, para cumplir con el objetivo del proyecto y luego minimizar el riesgo por haber obviado o aumentado alguan de ellas.

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  11. En algunas organizaciones utilizan WBS y/o para la definición del trabajo, definiendo las tareas del nivel macro (fase o área de tarea importante) al nivel micro (elementos discretos individuales del trabajo realizados por un individuo o una función dado). Se analiza en diversos niveles, sus usos en esos niveles pueden variar. Existen herramientas que permiten realizar estos procedimientos como son:

    - WBS Chart Pro: herramienta que permite construir WBS estilo top down y se integra fácilmente con MS PROJECT.

    - Free Mind Map: herramienta para construir herramientas mentales.

    - Vision 2003: se puede construir mapas mentales y WBS a través de plantillas previas.

    Además el WBS permite:
    •Organizar el flujo de trabajo.
    •Definen el flujo de sistema del proyecto y el existo del mismo.
    •Asegura que no se dupliquen las tareas.
    •Controla el avance del trabajo.
    •A partir de los entregables se puede determinar cuándo y quien los realizara (cronograma).

    Algunas ventajas del WBS son:
    •Mejora la comprensión del trabajo a realizar.
    •Se minimiza las omisiones.
    •Facilita la identificación de las tareas globales.
    •Mejora la forma de asignación de responsabilidades.
    •Es una buena herramienta de comunicación.
    •Facilita la construcción de cronogramas.

    Portocarrero tineo, Betsy
    85M

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  12. Si bien es cierto,el propósito del EDT, es documentar el alcance del proyecto. Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales.
    Sabemos que es de vital importancia y sirve de base para la planificación del proyecto.

    En el nivel del detalle; no existen especificaciones teóricas al realizar un EDT. El contexto práctico determina si la EDT es muy general o demasiado detallada. En la gestión de proyectos no se trata tanto de enfocarse en realizar el trabajo,la idea es monitoriarlo, de tal manera que se aseguren los resultados planificados.

    Es por eso que un buen consejo para crear un EDT es que sea lo suficientemente detallada como para poder asignar una parte del trabajo a un tercero, y que su estado se monitorice adecuadamente.
    Por ello una buena medida práctica de la profundidad que debe alcanzar el EDT es preguntarse si el nivel al que se ha llegado permite definir con claridad las variables tiempo y coste.

    Laguna Oviedo, Alexandra
    85M

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  13. Considero que el EDT es una buena herramienta de gestion, pues se puede elaborar un listado de actividades que comprenden el alcance del proyecto, necesarias para realizar su planificación y efectuar su ordenada ejecución y control.
    Estas actividades están desagregadas en actividades mas pequeñas o tareas a un suficiente nivel de detalle para permitir un seguimiento adecuado. Asimismo, asegura que todos conozcan el objetivo del proyecto y su participación en el logro de objetivos, mediante el conocimiento que cada uno asimila de su participación en el planeamiento desarrollo, seguimiento o control del proyecto y así estar seguros que se esta siguiendo el camino correcto a la meta del proyecto. por lo tanto, el EDT es una técnica sistémica, metodológica y efectiva que es posible implementar en cualquier campo.

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  14. Bueno a mi parecer creo que el EDT es una herramienta importante, la cual la estructura de desglose de trabajo es una estructura jerárquica y descendente, de la cual se obtendrán los entregables de un proyecto. Esta estructura permite identificar facilmente los elementos del proyecto, por lo cual todas las tareas a realizar en el proyecto de consultoría se podran rastrear y encontrar su origen o la actividad que provoco su realización.Asi esta herramiente nos permite llevar un proyecto bien detallñando su estructura y a su ves el logro a cual se quiere llegar.

    CYNTIA PABLO ROJAS
    85M

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  15. buenas tengo una pregunta estoy haciendo un proyecto utilizando edt y wbs, pero quiero saber cuanto me cuesta cada actividad, para ello incluyo mano de obra y material, pero debo dotar la oficina esta tambien va incluido en el costo de la actividad?

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