En la etapa de planeamiento del proyecto o consultoría, se avanza en la consolidación de los requerimientos. Estos requerimientos se van afinando para servir como base de los requerimientos técnicos los que finalmente se materializan en lo que se denomina una estructura de desglose de trabajo (EDT), donde se desagrega el trabajo hasta llegar a los
entregables A este nivel de detalle de la EDT (WBS en inglés), se lo denomina
paquete de trabajo (work package)
Este documento es fundamental para el proyecto ya que define el alcance del mismo y sirve como base para obtener el cronograma, realizar el presupuesto y obtener el flujo de caja. Siendo sin dudas el área más importante para comenzar con la identificación de los riesgos dentro del proceso de gestión de ellos.
Hay 2 formas de trabajar el EDT :
1. Se define etapas o fases, subetapas (si es que se requiere) tareas, responsabilidades, recursos, costos, tiempos y entregables, de aqui se traslada a un cronograma (que puede ser microsoft project)
2. Solo se definen etapas o fases, subetapas (si es que se requiere) y entregables. De aqui se traslada al cronograma y se completa con recursos,responsabilidades y tiempos.
En el curso de Consultoría estamos utilizando la segunda forma de trabajo.
Para realizar el presupuesto del proyecto con el mayor grado de exactitud se procede a sumar todos los costos de las tareas de la EDT obteniendo un presupuesto definitivo (por su grado de precisión). La conjunción de los costos por tarea y el momento de efectivizarse la erogación (obtenido del cronograma), permite conocer el flujo de caja necesario para el proyecto.
Una vez logrado el conocimiento del alcance, del tiempo y del costo del proyecto, estamos en condiciones de realizar el proceso de gestión de riesgos del mismo, el cual comienza con la identificación, sigue con la cuantificación y priorización y culmina en esta etapa del proyecto con el planeamiento de las posibles respuestas a dichos riesgos.
Ahora parece que todo está listo para comenzar el proyecto de consultoría, sin embargo el tema excluyente es la firma de un documento que acepte el plan, aprobándolo y proveyéndolo de los fondos necesarios para su ejecución.
El proceso de aceptación implica en casi todos los casos modificaciones a la triple restricción (costo, tiempo y alcance), y por lo tanto también al plan de riesgos y otros planes conexos.
En el caso de proyectos externos es el cliente, el que mediante la firma del contrato, acepta la propuesta mientras que en los proyectos internos el patrocinante (sponsor), es el que por medio de su firma aprueba su ejecución. En este último caso el documento de compromiso mutuo se denomina documento de entendimiento interno y que es básicamente igual que el contrato que firma el cliente.
Según lo que se ha descrito daría la impresión que de la EDT ya está completo y al máximo nivel de detalle, tanto en tareas como en costo y duración de las mismas. La cruel realidad es que normalmente y sobretodo en
proyectos externos cuando se logra la firma del contrato se ingresa en una fase de planeamiento pos propuesta para hallar más detalle de áreas que hemos estimado basándonos en algún proceso de analogía. ¿Cuál es la razón de esta falta de precisión?, la respuesta es costo y tiempo. Podemos planear hasta el último detalle pero el costo puede ser enorme y la ventana de oportunidad se puede perder.
El nivel de detalle de la EDT se completa en realidad cuando se comienza a implementar el proyecto y cada responsable detalla sus tareas. Recapitulando y para dar una idea de niveles de detalle de la EDT de un proyecto típico estamos hablando de un 60-70% en planeamiento prepropuesta (fase pre-proyecto) y 80-90% en pos propuesta (fase ejecución del proyecto).
Ergo, la EDT (Estructura de desglose o descomposición de trabajo) o también conocido por WBS (Work Breakdown structure) permite definir el alcance de un proyecto o servicio de consultoría. Este diseño servirá de "input" o entrada de información al cronograma de actividades y deberá estar reflejada en el flujograma o modelo de procesos.
Existen diveras herramientas informáticas en el mercado que permitan elaborar de una manera sencilla la EDT, se ha seleccionado el software WBS char Pro, el cual también permite establecer un interfaz o enlace a otro software como el Microsoft Project, herramienta de gestión de proyectos que se ha seleccionado entre otras por su facilidad de operatividad.
La estructura de desglose de trabajo introduce la numeración para todas las tareas del proyecto, según la estructura de la tarea. Las tareas se numeran de forma que reflejan la estructura del proyecto. La WBS se define como una estructura de árbol.
El esquema de la EDT no solo se aplica para gestionar la etapa del Alcance sino también para gestionar la etapa del Riesgo con ciertos cambios. De esta manera este nuevo esquema permitirá categorizar de forma rápida y estandarizada cada uno de los riesgos dentro de un proyecto, y se denomina RBS (EStructura de Desglose de Riesgos).
