DIAGNOSTICO PRELIMINAR

El fin de la fase del contacto es para el consultor o empresa consultora, ofrecer servicios de consultoría o presentarse en una convocatoria que el pre-cliente o cliente (si ya está fidelizado o en proceso) esté solicitando.

Una vez iniciado el contacto con el demandante (pre-cliente o cliente según sea el caso) se procede a realizar el diagnóstico preliminar en la empresa para elaborar la propuesta técnica-económica.

La fase del diagnóstico preliminar es una parte anterior a la fase del desarrollo del proyecto o servicio de consultoria. Sin embargo, hay consultorías que solamente solicitan el diagnóstico de la organización como sucede en algunas entidades del Estado a través de un TDR (Términos de Referencia)por ejm Consultoría para el estudio diagnóstico de la gestión de suministros de los medicamentos antiretrovirales pediátrico en los países de la Subregión Andina.

El consultor debe conocer con exactitud que espera el cliente de el, este es el motivo por el que durante las reuniones iniciales el consultor alienta al cliente a que diga lo mas que pueda acerca de su percepción del problema que es necesario resolver y del trabajo que deberá realizar el consultor.

En el diagnóstico, el consultor deberá recabar toda la información que considere pertinente para lograr su fin, mas sin embargo, la percepción personal de la persona que lo contrata, no quiere decir que ese sea el problema principal, ni que la información que le den sea suficiente ni extremadamente confiable, ya que en las empresas tienen información confidencial.

El objetivo del diagnostico preliminar del problema no consiste en proponer medidas para resolverlo, sino en definir y planificar una misión o proyecto de consultoría que produzca ese efecto. El diagnostico preliminar limita su alcance a una reunión y análisis rapido de información esencial que, según la experiencia y el buen juicio del consultor, se necesita para entender el problema correctamente, encuadrarlo en el marco mas amplio de las actividades, los logros y otros problemas gerenciales y de direccion existentes o potenciales del cliente y evaluar de manera realista las posibilidades de ayudar al cliente.

Diagnostico preliminar de los problemas
Antes de comenzar a planificar el cometido de proponer un trabajo concreto al cliente, el consultor debe efectuar su propio diagnostico independiente del problema.

Todo le interesa al consultor y debe clasificar esta información, obtener datos rigurosos y complementar el cuadro que ya tiene examinado el problema desde nuevos ángulos.

Alcance del diagnostico.
Definir y planificar una misión o proyecto de consultoría que produzca ese efecto, una reunión y análisis rápidos de información esencial que, según la experiencia y el buen juicio del consultor, se necesita para entender el problema correctamente, encuadrarlo en el marco mas amplio de las actividades, los logros y otros problemas gerenciales y de dirección existentes o potenciales del cliente y evaluar de manera realista las posibilidades de ayudar al cliente.

Los problemas muy concretos y más bien técnicos no suelen requerir un estudio global de toda la organización del cliente. Si el problema reside en única esfera funcional, o guarda relación con la aplicación de algunas técnicas especificas, para que se ocupe de un problema general, como el deterioro de los resultados financieros o la incapacidad de mantener el mismo ritmo de innovación que los competidores.

Algunas pautas metodológicas
La reunión y el análisis de información sobre las actividades, el rendimiento y las perspectivas del cliente.

Conversaciones con determinados directores y otros empleados esenciales y, con personas ajenas a la organización cliente. Busca las tendencias, relaciones y proporciones principales, detectar problemas potenciales detrás de detalles manifiestos que escapan a otro observador.

Es esencial adoptar una visión dinámica y global de la organización, su medio ambiente, recursos, metas, actividades y logros, examinar las realizaciones y acontecimientos esenciales en la vida de la organización y las tendencias futuras probables.

Se recomienda que el consultor pase de lo general a lo particular, este método implica que el análisis del consultor debe prestar considerable atención a las relaciones y proporciones básicas en la organización cliente, como las siguientes:

• Relaciones y proporciones entre los principales procesos, funciones y esferas de actividad.

• Relaciones entre los insumos y productos principales.

• Relaciones entre los indicadores principales del rendimiento, la eficacia y la eficiencia.

• Relaciones entre los indicadores del rendimiento global y los principales factores que influyen en su magnitud en un sentido positivo o negativo.

• Contribución de los principales divisiones y líneas de productos.

La utilización de comparaciones.

El consultor necesita puntos de referencia que les permita orientarse en una evaluación preliminar rápida de los aspectos positivos, deficiencias perspectivas de desarrollo y mejoras deseables.

El consultor los podrá encontrar haciendo comparaciones con:

• Las realizaciones del pasado.

• Los propios objetivos, planes y niveles del cliente.

• Otras organizaciones comparables.

• Los niveles sectoriales de que tiene conocimiento la empresa de consultoría o cualquier otra fuente de datos para efectuar una comparación entre empresas.



Los consultores experimentados que inician un estudio de diagnostico suelen tener sus prioridades y métodos concretos personales.

La participación del cliente
El dialogo mostrara lo que piensa el cliente acerca de diversos aspectos de su empresa: cuales son sus metas, objetivos y capacidades técnicas y humanas, cuales son sus posibilidades de efectuar cambios y estilo de consultoría que se debe de aplicar en su caso.

Fuentes de información
Las principales fuentes de información para efectuar un estudio preliminar de diagnostico son el material publicado y los registros, la observación y lkos registros la observación y las entrevistas efectuadas por los consultores y los contactos fuera de la organización cliente. La observación de actividades y las entrevistas con empleados esenciales son vitales para reunir información.

Los contactos con otras organizaciones asociadas con el cliente los puede establecer el consultor o cliente personalmente.

Hablar con sus clientes es una fuente esencial de información, pero estos contactos no deben efectuarse sin el acuerdo de la organización cliente.

Otros métodos
Las reuniones de trabajo para identificación de los problemas, como parte de un programa de perfeccionamiento del personal de dirección orientado hacia la solución de problemas que han de abordar la organización.

Se celebran otras reuniones, en las que se comparan los análisis individuales, se efectúa un análisis colectivamente convenido y se establecen propuestas de medidas.

El diagnostico propio de empresarios o directores individuales. El consultor se reúne con un grupo de propietarios o directores de pequeñas empresas, les proporciona un instrumento para autodiagnóstico adaptado a sus necesidades y explica el método que se va utilizar. El autodiagnóstico puede ser realizado individualmente por la empresa cliente desde el comienzo.

O el cliente aplica su propio método de diagnostico basado en la experiencia y las practicas de la industria y la función del consultor estriba en verificar el autodiagnóstico del cliente para complementarlo y darle precisión.